Politique de confidentialité

DATE DE DERNIÈRE MISE À JOUR :  2024-05-16

1. Politique de confidentialité Philippe Asselin

Depuis 2022, la Commission d’accès à l’information du Québec a débuté des travaux de modernisation des dispositions législatives afin de répondre à la nouvelle réalité de l’environnement numérique et technologique.

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous. C’est pourquoi, par la présente politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur, notamment la Loi 25.

Afin d’assurer cette protection, Nous nous engageons à collecter, traiter et partager une information permettant d’identifier un individu uniquement lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas le consentement ne sera pas nécessaire.

2. Objectifs de la politique

La politique a pour objectifs :

• Informer et sensibiliser ;
• S’outiller pour maintenir la protection des renseignements personnels ;
• Créer des mécanismes facilitant toute demande d’accès ;
• Assurer une saine gestion du traitement des plaintes ;
• Élaborer des procédures pour effacer les renseignements personnels.

La politique se veut être rédigée en langage clair, afin de s’assurer d’un consentement éclairé de votre part.

Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » toute information permettant d’identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous ferons en sorte que vous ne soyez pas identifié.

La présente politique entrera en vigueur dès son adoption.

3. Obtention de votre consentement

Nous nous engageons à obtenir votre consentement libre et éclairé avant de recueillir vos renseignements personnels.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement formel, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement inexprimé peut être raisonnablement déduit par l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication, ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question, est considéré comme un consentement inexprimé à la collecte d’informations contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

4. Objectifs de la collecte de vos données

Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.

Voici certaines raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

Pour fournir des produits et services : Nous allons collecter et traiter vos données et informations nécessaires pour remplir notre mission.

Pour protéger votre vie privée : Vos données récoltées nous permettent de vérifier votre identité et de vous protéger lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, par voie électronique ou de tout autre façon.

Pour proposer des produits et services personnalisés dans une perspective d’amélioration continue:  L’obtention et l’analyse de vos données générées par vos interactions avec nos services nous permettent une amélioration continue pour ainsi répondre adéquatement à vos besoins.

Création de rapports : Nous utilisons vos données pour analyser nos opérations et améliorer le processus décisionnel. Cela nous permet de prendre des décisions informées et de créer des rapports sur les performances de nos activités.

Pour évaluer les performances de nos produits et services : Vos données sont récoltées afin d’avoir des informations sur les avantages, mais aussi les inconvénients de nos services, afin de les évaluer et de les résoudre si nécessaire, notamment par le biais de sondages. Cela nous permet de nous assurer de la qualité de nos services en plus de favoriser la gestion de risques.

 Pour satisfaire des obligations légales : Vos données sont récoltées pour satisfaire à des obligations issues de lois et de règlements.

Conformité juridique : Nous traitons vos données pour nous conformer à la loi. Par exemple, nous utilisons votre âge pour être sûrs de respecter nos obligations en matière de protection de la vie privée des jeunes ou pour s’assurer que vous respectez l’âge recommandé pour bénéficier de nos services. Nous traitons également vos coordonnées pour vous aider à exercer vos droits en matière de protection des données.

Sondages et communications promotionnelles : Nous utilisons vos données pour effectuer des sondages et des communications promotionnelles. Vous pouvez souscrire à des abonnements par courrier électronique, répondre à des sondages et choisir de recevoir ou non ces communications.

Offres pertinentes :  Nous utilisons vos données pour vous fournir des informations pertinentes et importantes concernant ses produits et services. Nous analysons des données provenant de différentes sources pour prédire les informations qui seront les plus intéressantes et pertinentes pour vous et vous les communiquer de différentes manières.

Publicité :  Nous utilisons vos données, pour faire de la publicité de nos produits et services, notamment sur des sites tiers. Il se peut que nous utilisions parfois des processus automatisés afin de rendre les publicités plus pertinentes.

4.1 Autres utilisations de vos renseignements personnels

Si éventuellement nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels obtenus à des fins différentes, nous décrirons l’utilisation prévue et nous vous demanderons à nouveau votre consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.

5. Collecte, conservation et destruction de vos renseignements personnels 

5.1 Renseignements personnels collectés

Nous pouvons collecter vos renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens permis et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et moi. C’est pourquoi, nous devons, en priorité, vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons.

Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :

Noms et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

Justificatifs d’identité : Numéro d’assurance sociale, et si nécessaire les formulaires d’immigration, nous permettant de vous offrir des services.

Données démographiques : Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre pays de naissance, votre situation matrimoniale, votre situation familiale, ainsi que votre langue de communication.

Interactions : Données informatiques relatives aux rencontres en lien avec le service que vous avez reçu.

5.2 Catégories de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont catégorisés selon les groupes suivants :

• Renseignements concernant les participants;
• Renseignements concernant les membres de l’organisation.

5.3 La durée de conservation

Pour chacune de ces catégories, la durée a été établie de la façon suivante :

• Participants : variable en fonction du type de renseignements personnels ;
• Membres : variable en fonction du type de renseignements personnels.

5.4 Méthodes de stockage sécurisé

Vos renseignements personnels se trouvent dans la base de données informatique ainsi que dans le serveur infonuagique de mon hebergeur. Le degré de sensibilité des lieux de conservation a été établi et est adéquatement sécurisé. L’accès est restreint aux personnes autorisées seulement.

5.5 Destruction de vos renseignements personnels

Une fois la période de conservation expirée, vos renseignements personnels seront détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour une période prolongée.

Vos renseignements personnels sur papier sont totalement déchiquetés. Vos renseignements personnels numériques sont totalement supprimés des appareils (ordinateur, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.Nous nous assurerons que la destruction est réalisée de manière que vos renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.

6. Modalités d’accès et de contrôle de vos renseignements personnels

Nous nous assurons que tous vos renseignements personnels qu’il a en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaires pour les besoins de l’organisme.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez y avoir accès, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès, en temps opportun, à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous en aviserons.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez les contacter directement.

6.1 Partage et raison du partage de vos renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures, à l’exception de nos bailleurs de fonds et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

• Avec votre consentement ;
• Pour l’archivage dans nos serveurs infonuagiques, base de données, dans quel cas vos renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité ;
• Pour des besoins de traitement externe : nous transmettons vos renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité ;
• Pour des raisons juridiques : nous transmettons vos renseignements personnels en dehors de notre organisme si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

Nous nous engageons à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

 

6.2 Témoins et technologies similaires

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site Internet.Nous ne sommes  pas responsable de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

7. Demande d’accès à vos renseignements personnels

7.1 Soumission de la demande

Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, vous devez soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme. La demande peut être envoyée par courriel ou par la poste. Votre demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès à vos renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour vous identifier. Ces informations peuvent inclure votre nom, adresse ainsi que toute autre information pertinente pour vous identifier de manière fiable.

7.2 Réception de votre demande

Une fois votre demande reçue, un accusé de réception vous sera envoyé pour confirmer que votre demande a été prise en compte. Elle devra alors être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.

 7.3 Vérification de votre identité

Avant de traiter votre demande, Nous procéderons à la vérification de votre identité. Cela peut être fait en vous demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant votre identité en personne. Si celle-ci ne peut être vérifiée de manière satisfaisante, Nous pourrions refuser de vous divulguer vos renseignements personnels demandés.

7.4 Réponse aux demandes incomplètes ou excessives

Si votre demande d’accès à vos renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec vous pour vous demander des informations supplémentaires ou encore des clarifications. Notre organisme se réserve le droit de refuser votre demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.

7.5 Traitement de votre demande

Une fois votre identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels, procèdera à la collecte de vos renseignements demandés. Il consultera les dossiers pertinents pour les recueillir, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.

7.6 Examen de vos renseignements

Avant de communiquer vos renseignements personnels, le responsable examinera attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits. Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable évaluera s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.

7.7 Communication de vos renseignements

Une fois les vérifications terminées, vos renseignements personnels vous seront communiqués dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur. Ils vous seront communiqués par voie électronique, par courrier sécurisé ou en personne, selon vos préférences et les mesures de sécurité appropriées. Tout le personnel impliqué dans le traitement de votre demande d’accès à vos renseignements personnels respectera la confidentialité et la protection des données. 

7.8 Gestion des plaintes et des recours

Si vous êtes insatisfait de la réponse à votre demande,nous vous informerons des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information. Votre plainte sera traitée conformément aux politiques et procédures internes.

8. Traitement de votre plainte 

8.1 Réception de votre plainte

Vous pouvez déposer votre plainte par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication. Elle sera enregistrée dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.

8.2 Évaluation préliminaire

Le responsable désigné examinera votre plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité. Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification vous sera fournie. 

8.3 Enquête et analyse

 Le responsable chargé de votre plainte mènera une enquête approfondie en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents. Ce dernier assurera le maintien de la confidentialité des informations liées à votre plainte et veillera à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.

8.4 Résolution de votre plainte

Le responsable proposera des solutions appropriées pour résoudre votre plainte dans les meilleurs délais.

8.5 Communication à la suite de votre plainte

Le responsable communiquera avec vous afin de vous tenir informé de l’avancement de l’enquête et de la résolution de votre plainte. Toutes les communications seront professionnelles, empathiques et respectueuses. 

8.6 Clôture de votre plainte

Une fois votre plainte résolue, le responsable vous fournira une réponse écrite, résumant les mesures prises et les solutions proposées. Toutes les informations et documents relatifs à votre plainte seront conservés dans un dossier confidentiel.

9. Demande de suppression de vos renseignements personnels

9.1 Réception de votre demande

Les demandes de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par le responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez soumettre une demande via courriel ou par téléphone.

9.2 Vérification de votre identité

Avant de traiter votre demande, votre identité sera vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant votre identité en personne. Si votre identifié ne peut être vérifiée de manière satisfaisante,Nous pourrions refuser de donner suite à votre demande.

9.3 Évaluation de votre demande

Le responsable examinera attentivement votre demande et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la suppression. Votre demande sera traitée de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus. 

9.4 Raisons d’un refus

Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer vos renseignements personnels :

• Pour des raisons d’exigence du droit du travail ;
• Pour des raisons juridiques en cas de litige.

9.5 Suppression de vos renseignements personnels

Nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer vos renseignements personnels conformément à votre demande.

9.6 Communication du suivi

Le responsable communiquera avec vous et vous fournira des confirmations d’accusé de réception et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de votre demande. Tout retard ou problème rencontré lors du traitement vous sera également communiqué, le tout accompagné d’explications claires.

10. Autres informations importantes 

10.1 Modifications des présentes règles :

• Des mises à jour à la présente politique de confidentialité peuvent être effectuées au besoin.
• Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement.
• Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et nous vous permettons d’accéder aux versions archivées en vue de les consulter.
• Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site Internet. 

10.2 Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte, vous pouvez communiquer avec la personne responsable du respect de cette politique de confidentialité :

Philippe Asselin

Téléphone :418 473 9804

Courriel : passelin@mrlhypotheque.com